حوار مع مدير عام التخطيط و المتابعة

حوار مع السيد المهندس / محمد فريد فودة

مدير عام التخطيط والمتابعة

نرحب بسيادتكم ونشكركم على الدورالذي تقومون به ويسعد فريق عمل مجلة الشركة الالكترونية ان تجري حواراً مع سيادتكم في عددها الثانى

- ما هي أهم المحطات في حياة المهندس/ محمد فريد فودة مدير عام التخطيط والمتابعة؟

خريج كلية الهندسة جامعة عين شمس قسم مدني شعبة إنشاءات- دفعة 1992بعد التخرج عملت في القطاع الخاص في مجال المقاولات والإنشاءات

وفي عام 1995انتقلت الي العمل بشركة بتروجت وشاركت بالعمل في العديد من المشروعات الهامة حيث بدأت بالعمل بمحطة البتريكو بوادي فيران بأبو رديس للعميل بتروبل ثم في مصنع تغليف المواسير التابع لبتروجيت بأبورديس

ثم عملت كمهندس موقع لمدة عامين في مشروع إنشاء 17 مستودع لشركة السويس لتصنيع البترول

وبعدها عملت كمدير أعمال مدنية في مشروع انشاء مصنع تغليف المواسير في بورسعيد ثم مهندس موقع اثناء تنفيذ محطة حابي للعميل جابكو وبعد ذلك نائباً لمدير مصنع التغليف ببورسعيد التابع لبتروجيت

وبعدها انتقلت الي الفرع الرئيسي بالشركة حيث عملت كمهندس للتخطيط والمتابعة وبعدها تدرجت في عدة مناصب حتي وصلت الي مدير عام مساعد تنفيذي التخطيط والمتابعة وتابعت خلالها عدة مشروعات هامة منها (محطة انشاء البولي ايثيلين و محطة LNG ) وتابعت لمدة 7 سنوات كل أعمال الإدارة البحرية من أعمال تصنيع المنصات والأعمال التي يتم تنفيذها في جميع ورش التصنيع ببتروجت.

وفي عام 2012 تمت إعارتي للعمل في شركة PMS كمدير عام التخطيط والمتابعة

وبالنسبة لحياتي العائلية متزوج وتعمل زوجتي مدرسة لغة انجليزية وابنتي مريم تدرس في كلية الالسن وابني مالك في الصف الأول الثانوي

- ما طبيعة عمل إدارة التخطيط والمتابعة؟

تعتبر إدارة التخطيط والمتابعة من الإدارات المؤثرة بالشركة حيث أن عملها مرتبط

بجميع إدارات الشركة

تنقسم إدارة التخطيط والمتابعة إلى ثلاث إدارات عامة مساعدة رئيسية :-

أولاً : إدارة تخطيط ومتابعة المشروعات

إدارة التخطيط تشترك في إعداد عروض المشروعات

من خلال إعداد البرنامج الزمني والموازنة التقديرية

مجال أعمال هذا القسم يبدأ مبكراً بمجرد أن يطلب العميل تقديم عرض عن مشروع معين ، فإدارة التخطيط تبدأ في العمل بالتنسيق مع الإدارة العامة للمشروعات في دراسة مجال الاعمال الذي يطلبه العميل ويتم تحديد البرامج الزمنية المناسبة طبقاً والمعدلات الموجودة من المشروعات التي تم تنفيذها مسبقاً وطبقاً لخبرات مهندسي تنفيذ المشروعات.هذا بالإضافة لتحديد الموارد التي يحتاجها المشروع فيتم إعداد موازنة تقديرية بتكاليف المشروع وبعد هذه المرحلة يتم المتابعة مع الإدارة الفنية في حالة وجود تعديلات أو استفسارات من العميل حتى يتم تقديم العرض النهائي.

دور إدارة التخطيط بعد إسناد المشروع

في إعداد البرنامج الزمني التفصيلي والموازنة التخطيطية للمشروع

في هذه المرحلة و بعد إسناد المشروع يتم إعداد موازنة تخطيطية نهائية والتي تشمل الإيرادات والتكاليف والربحية وربما لا تختلف كثيرا ًعن الموازنة التقديرية التي تم تقديمها للعميل وقت إعداد العرض، فقط تحتوي على تفاصيل أكثر أو طلبات إضافية للعميل ويتم أيضا إعداد برنامج زمني تفصيلي نهائي.

ونقوم بعمل Recovery Plan عن طريق تكثيف الـموارد (Resources) أو زيادة ساعات العمل أو المعدات والعمالة في حالة الحاجة لضغط البرنامج الزمني

دور إدارة التخطيط في متابعة تنفيذ أعمال المشروع

ويتم إعداد تقارير يومية وأسبوعية لتقديمها للإدارة العليا، هذا بالإضافة إلى الاجتماع الأسبوعي الذي يعقد مع رئيس مجلس الإدارة لعرض موقف تقدم اعمال المشروعات ومتابعة تحقيق الإيرادات بحضور مديري المشاريع والسيد مساعد رئيس الشركة للمشروعات ووضع حلول واقتراحات واتخاذ قرارات سريعة من السيد المهندس رئيس مجلس الإدارة بالتشاور مع أعضاء لجنة المشروعات في حالة وجود تأخر في الأعمال أو أي مشاكل بإحدى المشروعات.

- ما الذي تحتوي عليه هذه التقارير الدورية لمتابعة المشروعات؟

وهذا نموذج من التقرير اليومي يوضح موقف المشروع وتطور الاعمال

العميل

أهم الاعمال الجارية

الوحدات العاملة في المشروع PMS - & PMS -

- نسبة تقدم الأعمال: مخطط : % فعلى : %

- منذ بداية المشروع يوم / /2016 عدد ايام العمل : يوم & عدد ايام الـ W.O.W : يوم

- موقف الأعمال :

النشاط	المخطط	الفعلى	اسباب التأخر ان وجد

- الاعمال المتبقية :

موقف التوريدات :

المعوقات :

وأيضا يتم إعداد تقارير أسبوعية وشهرية تقدم للعميل شاملة موقف التقدم في أعمال المشروع كمخطط وفعلي.ونشترك أيضا مع المشروعات في إعداد المستخلصات الشهرية للعميل على أن تسير وفقاً لمخطط الأعمال. من ناحية أخرى يتم مراقبة مصروفات المشروع، فطلبات مهمات المشروعات المعدة من قبل الجهة الطالبة لا بد من تمريرها لإدارة التخطيط لمراجعتها فنيا وماليا والاعتماد.

- كيف يتم متابعة تنفيذ الإيرادات المخططة للشركة ؟

في بداية كل عام يتم إعداد خطة إيرادات العام على أن يتم متابعة تحقيق تلك الخطط شهريا والعرض على مجلس الإدارة كل ربع سنة، وفي حالة عدم تحقيق الخطة يكون في الغالب لظروف خارجة عن إرادة الشركة فعلى سبيل المثال أحياناً يرغب العميل في تأجيل تنفيذ المشروع لربع آخر أو لعام آخر أو تعديل حجم الاعمال .

- هل يتم إعداد تقارير بعد إنتهاء أعمال المشروع؟

نعم، ففي نهاية كل مشروع يتم إعداد تقرير إنهاء المشروع (Close Out Report) ويقدم للسيد رئيس مجلس الإدارة والمساعدين ومديري المشاريع وكذلك يتم الإستفادة منه في المشروعات المستقبلية

ثانيا : إدارة تخطيط ومتابعة صيانات الوحدات البحرية

والأحواض

كل وحدة بحرية يكون لها هيئة معتمدة دولية CLASS معتمد عالميا يقوم بفحصها أثناء تصنيعا وإستلامها وإصدار شهادات لهذه الوحدة لتكون معتمدة وجاهزة للعمل على ان يكون مشرفا على تشغيلها وأن يكون لها جدول زمني لفحصها كالآتي :-

1- سنويا Annual Survey

2- كل عامين او عامين ونصف Intermediate Survey

3- كل خمس اعوام ترفع الوحدة على الحوض لفحص كل اجزاءها ( جسم الوحدة ، تخانة الحديد ) وجميع ماكينات ومعدات الوحدةSurvey Special

هناك شركات اخرى مختصة لمعاينة أجزاء محددة بالوحدة فكل جزء داخل الوحدة له الشهادة الخاصة به وله جهات معتمدة تقوم بفحصة دوريا لتجديد شهاداته مثل شركة بتر ولفت المختصة بمعاينة الأوناش والـ DNV للغطس.

-قسم تخطيط و متابعة أعمال الصيانة بإدارة التخطيط والمتابعة هو المسئول عن متابعة تجديد تلك الشهادات ومتابعة الجدول الخاص بالأحواض فنبدأ بإعداد موازنة لمصروفات الحوض وتشكيل هيكل تنظيمي لفريق العمل بالاشتراك مع إدارة المشروعات و الشئون البحرية والمشتريات و الصيانة .

ويتم الإعداد لمناقصة يتم ترستيها علي الأحواض و الترسانات التي تعرض أقل فترة تنفيذ وأقل سعر وهناك بعض اعمال الصيانة تقوم الشركة بتنفيذها ذاتيا و ذلك لتقليل تكلفة الصيانة . وحين البدء في فترة الحوض تقوم الإدارة بالاجتماع مع الترسانة التي يتم الترسية عليها وعمل جدول زمني لإنهاء فترة الحوض.

وتقوم الجهة المعتمدة لإصدار الشهادات ((class بمتابعة اعمال الحوض والأشراف عليها لأصدر الشهادات الخاصة بالوحدة .

ثالثا :إدارة مراقبة التكاليف :

1- يقوم هذا القسم بالإشتراك مع الإدارة المالية في إعداد خطة للمصروفات والإيرادات و باقي ادارت الشركة في أول العام ، وبعد إعداد الخطة تعرض علي مجلس الإدارة للإعتماد.

2- ويتم متابعة المصروفات بصورة دائمة و المراجعة مع الإدارة المالية بصفة دورية بتقارير ربع سنوية وإعداد تقارير سنوية بالمصروفات تعرض علي مجلس الإدارة ضمن خطة الشركة للعام المنصرف.

3- وطلبات المهمات المعدة من قبل الجهة الطالبة سواء كانت جارية أو استثمارية أو مشروعات لا بد من تمريرها لإدارة التخطيط للمراجعة والاعتماد كما ذكرت سابقا .

4- ويتم إعداد بيانات بأرصدة مخازن الشركة ومخازن البارجات يتم الرجوع اليها قبل إعتماد أي طلب مهمات لمعرفة رصيد المخزن من هذه الخامات المطلوبة .

- بالنسبة لطلبات مهمات المشروعات ، ماذا يحدث إذا تم إعداد طلب مهمات بتكلفة أكثر من البند الخاص به بالموازنة التخطيطية للمشروع؟

في حالة حدوث ذلك لا بد من توفير بند أخر بديل بالموازنة لتغطية تكلفة طلب المهمات، فعلى سبيل المثال من الممكن أن يكون هناك بند بالموازنة لتنفيذ أعمال معينة ويتم تغيير الخطة ليتم تنفيذ تلك الأعمال ذاتيا ً مما أدى إلى وفر في ذلك البند، أواستغلال أرصدة مخازن موجودة أو فوائض مشروعات أخرى، على أن تكون التكلفة الفعلية النهائية للمشروع لا تتعدى التكلفة المخططة وفي معظم الأحيان تكون أقل من التكلفة المخططة.

- ماذا يحدث إذا ارتفعت التكلفة الفعلية عن التكلفة المخططة لمشروع معين ؟

لو ارتفعت التكلفة نتيجة لظروف خارجة عن إرادة الشركة مثل: (قرارات سيادية كإرتفاع سعر الدولار ، أسعار الحديد والأسمنت ، أسعار الوقود ، ......إلخ ) ، فيتم مخاطبة العميل بتلك الظروف وفي هذه الحالة يحدث تعويض من العميل .

- وماذا إذا حدث إرتفاع في التكاليف أو المصروفات الفعلية ليس لظروف خارجة عن

إرادة الشركة؟

لا يمكن أن يحدث إرتفاع في المصروفات أو التكاليف الفعلية عن التكاليف المخططة.

- هناك عدة مشروعات مسندة جديدة للشركة مثل ( ظهر ، الامل ،ميناء السخنة ،
،الزعفرانة ) تم بدء أعمالها هل تلك المشروعات تسير طبقا للمعدل الزمني المخطط لها؟

بالفعل ، كل المشروعات التي تعمل بها الشركة الآن تسير طبقا والجدول الزمني

المخطط لها .

- تم تنفيذ برامج لصيانة وحدات الشركة في العام الحالي ، ما هي الوحدات ؟

نظرا لإسناد العديد من المشروعات الكبيرة والهامة للشركة فقد كان لزاماً على الشركة الاهتمام بصيانه وتطوير وحداتها البحرية لرفع كفاءتها وتطوير أدائها لتتناسب مع متطلبات المشروعات المسندة للشركة والظهور بالمظهر اللائق أمام العملاء والقدرة على تنفيذ المشروعات باعلي جوده ممكنة وزيادة رضاء العملاء وكسب ثقتهم. وعليه فقد تم صيانة وتطوير الوحدات كالآتي :